复星集团用泛微OA管理印章，“盖”的安全，“印”的方便

摘要

从覆盖全集团的统一办公平台到用印一体化管理，泛微不断助力中国500强复星集团以更智能的方式，实现高效办公…

作为国际化大型企业集团，随着业务的发展，完全依靠人工操作的管理过程盖好章的合同怎么扫描到电脑，让用章、管章、验章“难”的问题在复星逐渐突显出来。

用章安全和效率问题驱使着复星和泛微一起不断探索一种统一的、智能的管理方式：印章分类统一管、用章要经流程审、过程信息详细录、打印方便可协调。

现在，泛微通过建模引擎、流程表单、系统集成等功能，把复星用印过程中的管、盖、印需求集中到一套系统实现，印章按需、授权调配，使用安全、更高效。

复星用印一体化管理方案实施亮点

1、多系统集成打造用、审、印一体化操作台

在章多、需求多的现状面前，依靠人工操作，复星集团用印室每个月有大量用印请求要处理。

管理人员耗费大量时间和精力审批、盖章和记录，用章人盖章要填单子、找领导签字，万一章不在只能拖着，流程繁琐还难保用章规范。

泛微OA通过集成印章系统、电子打印系统，为复星集团实现用印一体化管理。

（三大系统集成，串联用印过程）

把印章、需求和使用过程统一起来，所有用印请求从OA提交，盖什么样的章、打不打印系统智能识别，自动执行。

用印人再也不用来回跑用印室等结果，管印人只需审核盖印，用印信息系统流程已经自动存取记录，让印用的轻松、用的明白。

小结：系统按需求找印章、过程清晰记录，所有复星人员一个账号就能同步申请、盖章、打印。

2、盖章文件智能打印，输出地点自定义

用印后文件要不要打印、在哪台机器上打印，复星集团的每一位用印人都可以自己定。

（打印原理：系统集成、盖章文件同步传输）

得益于三大系统的集成作用，用印后，如果需要打印，大楼中的任意一台打印机都能实现。

只需在提交用印申请的同时提前设置好是否打印、指定打印地点，甚至可以具体到哪一台打印机，盖章后系统会自动检测机器，让文件从指定打印机上输出，即取即用。

（①：刷员工卡；②：账户登录；③：扫码登录）

当然，你也可以选择自行打印，盖章后的文件已经在打印机内形成了打印任务，在任意一台打印机上，刷员工卡、扫码或者登录账号就能看到，哪里有机器就在哪里打印。

（点击查看大图：形成打印记录）

小结：无论你在哪里，只要身边有打印机，无需打开电脑就能打印，打印记录清晰呈现，核实方便。

3、印章按需调配，使用安全、盖章快

各种各样的法人章、合同章、财务章、业务章等等，需要盖哪类章，是电子章还是物理章（实物章）都需要管理人员耗费大量时间去核对、查找。

为了让整个用印过程目标更明确，泛微把复星集团的用印工作进行分类管理。

•印章分类，根据部分业务需要，复星集团在用泛微实现印章电子化的同时还保留了一部分物理章。所有印章信息分类存储在OA系统，在用印过程中，根据需求锁定印章范围。

•流程分类，在印章分类的基础上在流程表单中新增印章类型选项，整个用章过程是按印章类型走流程、找印章，再也不用无头绪的找来找去浪费时间。

1）电子用印

OA系统和印章系统信息互通，复星集团的所有用印请求从OA系统提交，形成用印任务盖好章的合同怎么扫描到电脑，盖章文件随时回传到OA系统备份。

（电子印章系统盖章）

2）物理用印

针对复星目前仍存在的物理印章，泛微借助一体化打印机让用印文件从系统审批、用系统一键批量打印，所有盖章文件扫描回传，无需人工录入，提高信息审核效率、材料存管效率。

（点击查看大图）

3）固定文件套模板，无人值守用印

为了优化用印管理人员的工作时间，泛微针对复星一些内容、格式固定的用章文件，采取自动盖章审批模式。

比如收入证明、工作证明等文件需要盖章，直接在系统下载格式模板，用印系统会根据模板标识自动识别，触发盖章，无需人工操作，优化用印流程，提高用印效率。

小结：灵活的流程设置满足不同用印流转需求。

4、用印痕迹高效记录，查验方便、防篡改

用印过程中的信息安全、操作过程的记录资料是查验、追责的重要依据，泛微从文件内容到传输方式双重保障信息安全。

1）PDF格式自动转换，修改留痕

凡是需要用印的文件，盖章前都会自动转换成PDF格式，以PDF格式盖章、再以PDF格式回传到系统，整个过程内容时刻追踪，谁修改了一查便知。

2）盖章文件高效归档，用印记录全

把盖章文件上传到电脑备份，是复星集团用印管理者的一项重要任务。在传统方式下，不仅归档难，文件还要一个个扫描或拍照才能上传，整个过程繁琐，还难免出错。

通过泛微一体化用印系统内，所有盖章文件都以会以PDF格式自动归档，无需人工一一整理。

•匹配表单条码自动归档：和电子用印中以流程自动驱动回传文件不同，物理用印，是借助表单条码匹配流程信息。

所有盖章文件都带有信息条码，一扫描就能自动匹配到OA中的流程表单里，信息准确、归档快。

小结：用印过程中信息安全，用印信息清晰记录、高效收集。

复星实现用印一体化管理的价值体现

简化用章过程：需求和印章一一匹配，知道谁要盖什么章，印章随用随调，使用快。

跨区域用印快：用印线上申请、用印文件灵活输出，在哪都能申请盖章，随用随取。

规范用章环境：用印、盖章用流程驱动，用印信息透明化，防止随意盖章、盖错章。