别傻了：重要文件还是发邮件吧，往别人微信里灌大文件极其不职业

8.正因为通过微信发送文件有这么多不方便和不合理的地方，所以重要文件通过这些方式传送会被认为是极度不专业的职场行为。

阅读邮件的职场丽人

很遗憾的看到，很多人看到即时聊天工具的简单易操作，已经养成了这样的习惯电脑打不开邮件里的文件夹，或者说很多人并没有学会如何正确的利用邮箱和电子邮件来做工作对接和沟通。接下来我和大家分享：

如何正确利用邮箱和邮件来做工作沟通

先来说个小故事也是一个真实的案例。

很多客户投放了电梯海报广告之后都是按照实景照片来验收广告是否按时按质按量刊载，小雨就是一家广告公司负责提供验收文件的客户服务人员。有一次将客户需要的100张验收照片打包压缩后通过微信发送给了客户那边负责验收的人员。因为工作已经完成，在给电脑做空间清理的时候小雨删除了这些文件，然而客户那边因为没有及时下载文件导致文件过期不可下载。结果可想而知，因为没有正常提交验收文件，这次的广告投放在付款的时候就出现了扯皮推诿现象，小雨也被扣掉了当月的绩效奖金还承担了本次应收账款10%的罚款。

反过来设想一下：如果小雨是通过邮件来发送文件的，这样的事情就完全可以避免，同时在邮箱还有文件留存电脑打不开邮件里的文件夹，再补发一次是很简单的事情。

好了回到正题，说说如何正确的撰写和发送工作邮件。

1.主题、问候语和落款。

●邮件一定要有主题，主题是说明这封邮件的主要内容和目的的，让接收邮件的人清晰了解这封邮件的内容是什么。比如“12月份电梯海报验收照片”。

●问候语也就是邮件的开头沟通部分。一般包括对方称谓、本次邮件附件的文件结构、以及希望对方做出什么样的回应等等。比如上文中小雨就可以这样写：尊敬的于总您好：（这里需要换行），我是某某公司的小雨，附件是关于这次电梯海报投放的验收文件，包括上刊照片和下刊照片两个压缩文件包，如确认收到，请给我一个回复，谢谢。

●落款也是体现一个公司做事情专业程度的重要细节。一般落款包括公司信息（公司名称、联系地址、公司网址）、发件人所在的部门（比如客户服务部）、发件人的具体职位（比如客服主管）再加上联系方式。

2.文件编辑与归类技巧

●同一类型文件放在一个文件夹里，非同类型文件不可放在一个文件夹里。杜绝将很多文件不经过归纳压缩直接一股脑放在邮件附件里，一个邮件有十几个甚至几十个附件，这会让阅读邮件的人崩溃的。比如小雨就可以将100张上刊照片放在一个文件夹、100张下刊照片放在一个文件夹，方便接受邮件的人阅读。

●准确给每个文件夹命名，方便接受邮件的人直接下载下来留存在电脑或者转发分享给其他人。比如小雨将一个文件夹命名为“上刊照片100张”，另一个文件夹命名为“下刊照片100张”，而不要出现什么“新建文件夹1”和“新建文件夹2”，所有的文件也请命名，表明这个文件的内容。比如实景照片一般文件名都很长，我们可以按照“001.JPG”到“100.JPG”的方式将文件重新命名，看起来就一目了然。

●尽量避免出现过大的附件文件，如果实在是压缩的文件包过大，建议将文件分拆成几个小压缩包，方便别人下载和留存。

3.哪怕微信发送了文件也要再通过邮件再发送一次

微信可能是解决了着急需要文件的问题，比如立刻要看到文件或者当时不在电脑旁边，等到回到电脑旁边方便的时候再次将文件整理成邮件发送一份，这是对工作的重视，同样也是体现工作细节的一个方式。

职场是场修炼

其实工作中很多地方都是体现专业和细节的地方，避免在工作上犯一些低级错误，这是每个职场人都需要注意的地方，比如昨天晚上以主持为工作的主持人朱丹就出现了低级失误，将古力娜扎的名字叫成迪丽热巴，几千人的会场，电视直播，虽然#朱丹为口误道歉#，然而这肯定会被视为不专业的行为，是会被诟病的，甚至会失去很多大好机会。

好了今天关于#职场干货#的分享就到这里了，希望对你有所帮助，如果喜欢就请关注头条号@光头的职场大叔，欢迎互动、沟通，谢谢。