十大提高工作效率的Outlook技巧集锦

工作之后，Outlook的使用频率也非常高，今天由我的好基友雷哥带大家领略使用Outlook提高工作效率的技巧。

对于Outlook来说，多数职场人士并没有参加过系统培训，因此只能凭感觉来操作。其实无法掌握其中的一些核心用法，以致于自己的工作效率低下，甚至在工作中会犯一些低级工作错误。

基于以上的情况，雷哥汇总了Outlook常用的十大锦囊，希望能够提高你的职场效率。

注：本文以Outlook2013为例进行讲解，可适用其他版本。

锦囊一：自动归档

自动归档可以定期将邮件归档到指定的文件夹，以减小邮箱占用服务器的大小。

Step1：点击文件——选项——高级

Step2：点击自动存档设置

Step3：对自动存档进行配置。

自动存档时间间隔为7天；清除早于下列时间的项目为3月;点击浏览，将旧项目移至D:\Mail\201602.pst）；点击立即将这些设置应用到所有文件夹。

实现的效果：每7天进行自动存档，且3个月前的项目将被清除。

锦囊二：手动归档

Step1：点击文件——清理工具——存档

Step2：点击将该文件及其子文件夹存档，选择一个文件夹进行归档。

如果想归档所有邮件outlook保存邮件到本地，选择你的邮件地址即可。

（例，点击了邮件地址Lei.Pei@XX.com，如下图所示，表示将2015/12/31之前的邮件，都归档到本地D:\Mail\201602.pst）

锦囊三：自动答复

自动答复主要用于外出助理，通过预设的回复语言，告诉邮件发送者必要的信息。

Step1：文件——信息——自动答复

Step2：支持提前启用自动回复功能。

如下所示：设置自动答复开始和结束时间；设置自动答复公司内部员工邮件和公司外部用户的邮件内容。

锦囊四：新建搜索文件夹

这一技巧是多数职场人士都不知道的，搜索文件夹是一个预设搜索方式的自定义文件夹，它与邮件的分类不同，搜索文件夹中的邮件，存放的地址仍然是收件箱，搜索文件夹中显示的只是邮件的链接。

Step1：文件夹——新建搜索文件夹，选择新建搜索文件夹的规则即可。

当收到的邮件满足该规则时，邮件会自动在该文件夹显示。

例如，选择未读或标有后续标志的文件的规则时，outlook客户端左侧会出现这样的文件夹。

当收到项目的邮件时，需要后续追踪，只要点击标记，邮件回自动出现在该文件夹中。

锦囊五：定时发送邮件

有时，邮件需要在A时刻才能发，可是A时刻，你却在飞机上。这种情况该怎么办呢？

我们可以选择定时发送邮件，即设定邮件的发送时间（比如，你可以设置为凌晨给老板发邮件，老板如果不知道有这个功能，以为你熬夜工作，这是分分钟走向人生巅峰的节奏……）

Step：新建邮件——延迟传递——设置发送时间

锦囊六：安排会议

Step：新建会议——选择收件人（会议地点也要输入）——调度助手——选择大家空闲时间outlook保存邮件到本地，安排会议

锦囊七：邮件签名

每次发邮件，最后都要写上自己的姓名，是不是感觉很麻烦？

其实我们可以直接设置签名，这样每次新建邮件都会有显示。

Step1：邮件——签名——新建

Step2：在签名编辑界面写下你嘚瑟的签名吧。

锦囊八：与Onenote联动，随时随地追踪项目

Onenote也是office家族中的一员，它和Outlook是完美结合的。

当你收到一封干货或者重要邮件时，可以立马保存到Onenote，便于查看。

为什么要保存到Onenote呢，因为Onenote具有优良的知识管理能力，如果是一个复杂的项目，可以将成员来往的重要邮件发送到Onenote进行保存，分分钟即可建立项目的小型知识库。

Step：双击打开邮件，点击OneNote

锦囊九：快速查看会议安排

Step：视图——待办事项——日历

这样设置好以后，打开Outlook技能方便的看到自己的会议安排。

锦囊十：Outlook快捷键

—Ctrl+K 模糊查找—